Ø Pengertian
laporan
Laporan mempunyai peranan
yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana
hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan
organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara
sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif
dan efisien dalam organisasi.
Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung
jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan
atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si
pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan
suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa
yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu
mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis
bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata
dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan
kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata
”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Ø Prinsip – prinsip Penulisan
laporan
Laporan pada dasarnya
adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi
yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.
1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila
bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang
salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang
teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur –
unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya.
Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Ø Jenis Laporan
Laporan
dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
- Laporan informativ, yaitu
laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan
untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian
informasi yang akurat dan terinci.
- Laporan rekomendasi, yaitu
laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si
pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat).
Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya
rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
- Laporan analitis, yaitu laporan
yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran,
setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan
akademis berada pada kategori ini.
- Laporan Pertanggungjawaban, di
mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang
dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
- Laporan Kelayakan (feasibility
report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam
untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai
alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
- Laporan berbentuk Memo;
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
- Laporan berbentuk Surat; Isinya
lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar
folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
- Laporan berbentuk naskah;
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format
buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo
pengantar.
- Laporan berbentuk Campuran;
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau
surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah
dilakukan.
- Laporan berbentuk formulir.
- Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
- Laporan Insidental; Laporan ini
tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka
suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
- Laporan Periodik; Ditulis dalam
suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan
harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
Ø Sistematika
laporan
Laporan
ilmiah dapat berbentuk naskah atau buku karena berisi hal-hal yang terperinci
berkaitandengan data-data yang akurat dan lengkap.Laporan ilmiah atau laporan
formal terdiri atas:1.bagian awal, terdiri atas :a.halaman judul:judul, maksud,
tujuan penulisan, identitas penuli, intansi asal, kota penyusunan,dan tahun.b.
halaman pengesahan (jika perlu)c. halaman motto/semboyan(jika perlu)d. halaman
persembahan (jika perlu)e. prakataf.daftar isig.daftar tableh. daftar grafiki.
daftar gambar j.abstrak: uraian singkat tentang isi laporan2. bagian
isia.bab I pendahuluan berisi tentang(1) latar belakang(2)identitas masalah(3) pembatasan
masalah(4)rumusan masalah(5) tujuan dan manfaatb. bab II: kajian pustakac. Bab
III:metoded. bab IV:pembahasane. bab V: penutup3. bagian akhir a. daftar
pustakab.daftar lampiranc. indeks : daftar istilah
Ø
Jenis-jenis laporan
a.
Laporan Program Kerja
b.
Laporan Ilmiah
c.
Laporan pertanggung jawaban
Ø Fungsi laporan:
•
Pertanggung-jawaban bagi orang yang
diberi tugas
•
Landasan pimpinan dalam mengambil
kebijakan/keputusan
•
Alat untuk melakukan pengawasan bagi
pimpinan
•
Dokumen untuk bahan studi serta
sumber pengalaman bagi orang lain
Laporan
adalah satu bentuk penyataan yang logikal dan tersusun. Ianya mengandungi
bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk-subtajuk. Sebab-sebab laporan
ditulis;
·
Mengenal
pasti masalah
·
Memberikan
maklumat dan fakta
·
Mencadangkan
penyelesaian
·
Mencadangkan
tindakan yang perlu dilakukan
·
Membuat
kesimpulan
·
Menilai
sesuatu penyelidikan atau aktiviti
·
Membuat
rekod sesuatu peristiwa
·
Menganalisi
aktiviti perniagaan
·
Mensintesis
sesuatu pelan tindakan
·
Menghuraikan
sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
* Laporan
boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal
Ø Jenis Laporan Ilmiah:
a.
Laporan Lengkap
(Monograf).
Menjelaskan proses penelitian secara menyeluruh. Teknik
penyajian sesuai dengan aturan (kesepakatan) golongan profesi dalam bidang ilmu
yang bersangkutan. Menjelaskan hal-hal yang sebenarnya yang terjadi pada setiap
tingkat analisis. Menjelaskan (juga) kegagalan yang dialami, di samping
keberhasilan yang dicapai. Organisasi laporan harus disusun secara sistamatis
(misalnya :judul bab,subbab dan seterusnya, haruslah padat dan jelas)
b.
Artikel Ilmiah.
Artikel ilmiah biasanya merupakan perasan dari laporan
lengkap. Isi artikel ilmiah harus difokuskan kepada masalah penelitian tunggal
yang obyektif. Artikel ilmiah merupakan pemantapan informasi tentang
materi-materi yang terdapat dalam laporan lengkap.
c.
Laporan Ringkas
(Summary Report).
Laporan ringkas adalah penulisan kembali isi laporan atau
artikel dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti dengan bahasa yang tidak
terlalu teknis (untuk konsumsi masyarakat
umum).
http://raveltglory.blogspot.com/2011/11/prinsip-struktur-jenis-dan-macam-macam.html
